پورتال دریچه ای به سوی کاربران

به بیان دیگر پورتال «درگاهی» است به دنیایی مجازی که کاربر می تواند از طریق امکانات فراهم شده در آن تمامی نیازهای خود را برآورده کند. نیازهایی مانند جست وجو، خرید، دسترسی به حساب بانکی، افزایش و کاهش اعتبار یک حساب اعتباری و یا به روز رسانی اطلاعات سخت افزاری از محل کار. پورتال همه چیز را از طریق درگاهی واحد برای کاربر خود فراهم می سازد. اما ویژگی های اصلی یک پورتال عبارت است از: جمع اطلاعات، هدف دار بودن اطلاعات، دردسترس بودن اطلاعات و دریچه ورود منحصر به فرد یک پورتال نیز مانند یک کامپیوتر خانگی، اطلاعات و خدمات گوناگونی را در یک صفحه وب واحد و به صورتی سازگار و خوش ترکیب در دسترس می گذارد. گاهی به این صفحه web top هم گفته می شود. پورتال می تواند نقطه شروع یا صفحه اولیه مشخصی داشته باشد که کاربران در زمان اتصال به وب آن را مشاهده کنند. اگرچه بر خلاف صفحه کامپیوتر، پورتال می تواند از طریق مجموعه وسیع دستگاه هایی که قابلیت اتصال به وب در آنها پیش بینی شده (از جمله تلفن های موبایل) مورد استفاده قرار گیرد. هر چند شباهت ظاهری فراوانی میان یک وب سایت و یک پورتال وجود دارد به گونه ای که در نگاه اول تفاوت محسوسی میان آن دو مشاهده نمی شود اما این دو کاملاً از یکدیگر متفاوت اند. سئوال اینجا است که به طور مشخص تفاوت آن دو در چیست؟ و در پاسخ به این سئوال باید گفت ویژگی های زیر در یک پورتال آن را از یک وب سایت متمایز می کند: درگاه ورود منفردی که از طریق آن می توان به مجموعه منابع مرتبط با پورتال دست یافت. نمایش هدف دار اطلاعات با استفاده از تجربیات کاربر. دسترسی تقسیم بندی شده به انواع داده و اطلاعات گروه بندی شده. در اختیار گذاشتن امکان ارتباط و همکاری میان تمامی کاربران و استفاده کنندگان پورتال. امکان پیوستن به نرم افزارها و سیستم های نرم افزاری که گردش کاری مشخص و تعریف شده ای دارند.

اگر در دنیای کامپیوتر به عقب بازگردیم، زمانی را خواهیم یافت که در آن سیستم های نرم افزاری به گونه ای متحول شدند که دیگر لازم نبود برای کار با یک برنامه، برنامه های دیگر بسته شوند، یعنی می توانستیم همزمان از چند برنامه کاربردی استفاده کنیم بدون آنکه با مشکلی مواجه شویم. امکانی که قبل از آن وجود نداشت. تاریخچه پورتال ها از همان زمان آغاز شد و نسل های تکامل یافته آنها یکی پس از دیگری پا به عرصه دنیای اطلاعات گذاشتند. نسل اول پورتال ها: اولین پورتال ها، که از آنها تحت عنوان نسل اول نام برده می شود، بر فراهم کردن محتویات ایستا، مستندات و همچنین خوراک های اطلاعاتی زنده در صفحات وب مبتنی بودند. مثال های نمونه این نسل سایت های yahoo یا Excite است. این پورتال ها در محیطی به هم پیوسته، اهداف مشابهی را دنبال کرده و صفحه واسط مشخص و منحصر به فردی را برای دستیابی به مجموعه اطلاعات توزیع شده در سراسر شرکت یا سازمان خود، در اختیار کاربر می گذاشتند. این اطلاعات معمولاً شامل اخبار شرکت، شرایط و فرم های استخدام، اطلاعاتی مربوط به کارکنان و چگونگی ارتباط با آنها، مستندات رسمی و سیاست های اعلام شده شرکت و همچنین لینک های ارتباطی مفید بود. نسل دوم پورتال ها: نسل دوم پورتال ها بر اطلاعات مشخص تر و نرم افزارها متمرکز بودند. در اساس شباهت زیادی به خصوص در زمینه فراهم آوردن اطلاعات با نسل اول داشتند با این همه تفاوت مهمی نیز وجود داشت: این پورتال های امکان همکاری کاربران را در محیطی به هم پیوسته فراهم می کردند و همین امکان، نقطه تمایز آنها با نسل پیشین محسوب می شد. پورتال های نسل دوم قابلیت همکاری متقابل را در ادارات مجازی برای تیم های کاری و به منظور انجام وظایفشان فراهم می ساختند. نسل دوم پورتال ها سرویس های متعددی داشتند که از جمله آنها می توان به سرویس های مدیریت محتوا (سازمان دهی و مدیریت اطلاعات مرتبط) و سرویس های همکاری (که به کاربران امکان می داد با یکدیگر گپ زده و برای یکدیگر ای میل فرستاده و قرار ملاقات تنظیم کنند) اشاره کرد. در این پورتال ها قابلیت تعریف گروه های کاربری نیز فراهم آمده بود. به بیان دیگر این پورتال ها ساز و کار همکاری داخلی را در یک سازمان فراهم می ساختند. نسل سوم پورتال ها: نسل سوم با هدف ایجاد فضای مجازی تجارت الکترونیک (E-Business) به وجود آمد. پورتال های نسل سوم به عنوان واسط ارتباطی کارمندان، تهیه کنندگان، تولید کنندگان و مشتریان قلمداد می شوند. ویژگی فوق العاده این پورتال ها امکان مرتبط شدن نرم افزارهای مستقر در سرورهای مختلف است. به بیان دیگر، این پورتال ها نقطه به هم پیوستن محتویات و برنامه های کاربردی مستقر در سرورهای مختلف به طور همزمان و با استفاده از همکاری سرویس های خدماتی آنان اند. به علاوه امکان دسترسی به محتویات و امکانات سیستم های مختلف را از طریق ابزارها و تجهیزات متنوع، بسته به نیاز کاربر امکان پذیر می کنند. این گروه پورتال ها مجموعه قابل توجه و ارزشمندی از اطلاعات، مستندات، امکانات و قابلیت های نرم افزارهای مرتبط را از طریق درگاه واحدی برای کاربر فراهم می کنند. به علاوه این پورتال ها به صورتی خودکار و براساس نقش کاربران هدفمند شده و ویژگی هایی خاص آنها می یابند. به بیان دیگر، نحوه نمایش، محتوا و امکانات در دسترس، بسته به نقش تعریف شده برای کاربر به گونه ای منحصر به فرد و خاص وی در اختیار او قرار می گیرد. کلید توسعه آینده این نسل از پورتال ها ایجاد چارچوب های کاری باز (از قبل تعریف نشده) برای سرویس های عمومی خواهد بود.

پورتال و اطلاعات

داده های ساخت یافته، داده هایی که به صورتی سازمان یافته اند که امکان جست وجوی آسان آنها وجود داشته باشد (اغلب به صورت سلسله مراتب و براساس کلمات کلیدی). فهرست الفبایی کتاب های یک کتابخانه مثال خوبی از داده های ساخت یافته است. داده های ساخت یافته اغلب شامل گزارش ها، تحلیل ها، پرس وجوهای مشخص و دیگر انواع دانش مرتبط با کسب و کار است. داده های بدون ساختار، که جست وجو در آنها معمولاً دشوار بوده و خارج از یک بانک اطلاعاتی قرار دارند. از این نوع داده می توان متن ها، صوت، تصویر و یا گرافیک و اشکالی مانند مستندات Office، memos، ای میل، قرارهای ملاقات را مثال زد. اطلاعات خاص که شامل محتویات قابل خرید و فروش (مثل انواع اخبار، گزارش ها، اطلاعات مربوط به سهام، کاریکاتورها و محتویات بی اهمیت) بوده و مخصوصاً به منظور استفاده در فرایندهای تولیدی دیگر تهیه و در اختیار قرار می گیرند. پورتال و خدمات آن همکاری (با عنوان خدمات ارتباطی نیز شناخته می شود) و به کاربران اجازه می دهد تا با یکدیگر گپ بزنند، در بحث های گروهی مشارکت داشته باشند، مطالب خود را در اختیار دیگران قرار دهند و... مدیریت محتوا که انواع جست وجو ها، رهگیری ها را مدیریت کرده و همچنین قابلیت های خاصی را به منظور استخراج داده ها در اختیار می گذارد. خدمات شخصی (با عنوان خدمات تراکنشی نیز نام برده می شود) که کاربران را قادر می سازد تا با دیگر سیستم ها (مثلاً سیستم های فروشنده و یا نماینده یک محصول) مستقیم و بدون واسطه مرتبط باشند. معمولاً این قابلیت به کاربر امکان می دهد تا محصولات یک سازمان را خریداری کند، ملاقات های خود را زمان بندی کند، حساب خود را مشاهده یا تراز کند در کلاس مورد علاقه خود ثبت نام کند و... یکی از ویژگی های جالب یک پورتال شکل و عملکرد متفاوت آن برای اشخاص مختلف است. یکی از روش هایی که به این منظور استفاده می شود، متناسب سازی و تغییر شکل و قابلیت های پورتال بر حسب خواسته ها یا تجارب شخص یا گروه استفاده کننده از آن است. به همین دلیل است که کاربران متفاوت شکل متفاوتی از یک پورتال مشاهده کرده و اطلاعات و خدمات متفاوتی در اختیار ایشان قرار می گیرد: امکان تغییر بر حسب خواسته ها، بر حسب تجارب شخص یا گروه عموماً personalize نامیده می شود و به این معنی است که در پورتال امکان انتخاب نحوه نمایش محتوا پیش بینی شده است. اغلب این انتخاب به صورت خودکار و براساس نقش کاربر (مثلاً پست سازمانی وی) انجام می شود. برای مثال وقتی کارمند فروش به سیستم وارد می شود، به صورت خودکار فهرستی از جدیدترین محصولات برای وی به نمایش در می آید. با این همه در بعضی از پورتال ها انتخاب محتوای نمایش داده شده به کاربر محول می شود تا در زمان ورود به پورتال خود آن را انتخاب کند. تغییر و Customize شدن یک پورتال شامل انتخاب چگونگی شکل ظاهری آن (مثلاً رنگ و چیدمان صفحه)، مدل مرورگر و محل نمایش محتویات روی صفحه است. یک پورتال می تواند حتی برچسب و عنوان تجاری مشخصی داشته و ظاهر متفاوتی را برای انواع کاربرانش به نمایش گذارد. این دو ویژگی به پورتال امکان می دهد تا مجموعه مشخص و تعریف شده ای از کاربران (مثلاً مشتریان، شرکا و یا کارکنان) را هدف قرار دهد. بعضی از پورتال ها حتی می توانند برای هر کاربر مشخص، شکل و شمایل متفاوتی از خود نشان دهند. از آنجا که پورتال ها برای استفاده در محیط وب ساخته می شوند، در هر زمان و از هر مکانی با استفاده از یک مرورگر استاندارد وب در دسترس اند. انواع تجهیزات مبتنی بر وب نیز از جمله تلفن های موبایل، دسترسی به پورتال ها را به غایت آسان و مفید کرده اند.