در مطلب قبل پورتال را به طور کامل تعریف کردیم و اشاره ای داشتیم به انواع پورتال. در این مطلب با تعریف پورتال سازمانی بیشتر آشنا می شویم وتقسیم بندی انواع پورتال ها از نظر محتوا، کاربرد و نوع تعامل با کاربر را شرح می دهیم.
سازمان ها از گروه های کاربری متفاوتی تشکیل شده اند، مثل مشتریان، کارمندان و شریک های تجاری. تمام این گروه های کاربری علاقه مند به استفاده از خدمات و اطلاعات سازمان خود هستند. این درحالی ست که هر کدام از این گروه ها نیازهای خاص و دسترسی های متفاوت دارند. راه حل پاسخگویی به این تنوع انواع پورتال می باشند که دارای حداقل امکانات زیر هستند:
- برقراری ارتباط با پایگاه داده های سازمانی
- گردش کار سازمانی (workflow)
- فرم های ورودی برای دریافت اطلاعات
- امکانات گزارش گیری از فرم ها و گردش کارها
- امنیت بالا و نفوذ ناپذیری
- قابلیت های گرفتن خروجی (export) در فرمت های رایج از اطلاعات و فرم ها
قابلیت های یک پرتال حرفه ای محدود به موارد بالا نمی باشد و خیلی امکانات دیگر مثل سامانه های یکپارچه سازی، توسعه فرایند و ویژگی ها و امکانات شخصی سازی نیز می باشد. برای اطلاعات بیشتر می توانید به لیست امکانات پورتال سامان توجه کنید. تقسیم بندی پرتال ها متنوع بوده و در ادامه چند نمونه ذکر شده است.
پورتال ها می توانند بر حسب محتوا تقسیم بندی شوند. منظور از محتوا این است که چه سرویس ها و اطلاعاتی توسط پرتال ارائه می شود. که شامل موارد زیر است.
پورتال های اطلاعاتی (information portal):
پورتال هایی که جمع کننده اطلاعات و داده های استاتیک از منابع مختلف هستند و آنها را به کاربران ارائه می دهند.
پورتال های کاربردی (Application Portal):
پورتال های سرویس محور که معمولا برای افراد مبتدی هم قابل استفاده می باشند. این پرتال ها برحسب اینکه چه نوع مخاطبی دارند به چند دسته کلی تقسیم می شوند:
پورتال افقی ( Horizontal Portal-Hortal ):
پرتال هایی تحت وب که متمرکز بر روی موضوعات و علاقه مندی های گسترده ای هستند. تمرکز این پرتال ها روی مخاطبان کلی بوده و سرویس هایی را برای عوام عرضه می کنند. پرتال های افقی به مثابه نقطه ورودی به فضای وب بوده و محتوای تولیدی آنها برحسب علاقه مندی می باشد. این پورتال ها کاربران را به مسیر معینی به منظور کسب اطلاعات و منابع هدایت می کنند. مثلا پرتالی که در آن کاربران کالاهای مختلف را خرید و فروش می کنند یا پورتال های yahoo.com و msn.com که سابقا مخاطبان زیادی داشتند.
پورتال عمودی (Vertical Portal- Vortal):
یک پورتال عمودی بر روی موضوعات و سرویسهای خاص تمرکز دارد و مخاطب آن گروهی خاص می‌‌‌باشد. پرتال های عمودی مهیا کننده اطلاعات، ابزار، سرویس جستجو، گزارش کار و آمار در یک حوزه خاص می باشند. از آنجایی که دنیای وب تبدیل به یک ابزار مفید برای کسب و کارها شده است، امکانات و سرویس های متعددی برای راه اندازی پرتال های عمودی وجود دارد.
در این مورد سازه اطلاعات سامان راهکارهایی ویژه در حوزه پورتال سازمانی برای گروه های مختلف دارد.
پورتال های تجاری یا Commerce Portals:
کسب و کارهای الکترونیکی Business to Business و Business to Costumer را حمایت می کند.
پورتال های سازمانی یا Enterprise Portals:
پرتال های سازمانی برای استفاده اعضای یک اینترانت و یا شبکه یک سازمان طراحی شده و توسعه یافته اند. امروزه رمز خلاقیت کارمندان یک سازمان در دسترسی نامحدود آن ها به اطلاعات و منابع مختلف می باشد. اکثر پرتال های سازمانیِ پیاده سازی شده، بر تهیه اطلاعات بر اساس یک رویکرد منظم برای کارمندان تمرکز کرده اند. تهیه اطلاعات همراه با سیستم مدیریت اسناد، دسترسی به برنامه ها، واحدهای آموزشی آنلاین و ارتباطات در فرم ایمیل، مسیج و ملاقات های اینترنتی همراه است.
مطلب مرتبط: تاریخچه پیدایش پورتال سازمانی
پورتال های علمی یا Knowledge Portals:
این پرتال ها اثر بخشی دانش را با دسترسی آسان به اطلاعاتی که ضروری و یا مفید هستند سرعت می بخشند. پورتال های دانش نه تنها پورتال اینترانت هستند، بلکه اولین پرتالی هستند که قابلیت های اضافی مانند خدمات همکاری، خدمات کشف اطلاعات پیچیده و نقشه دانش را ارائه می دهند.
پورتال های شرکتی یا Corporate Portals:
پورتال شرکتی دسترسی شخصی به طیف مناسب اطلاعاتی درباره یک شرکت خاص را فراهم می کند. پورتال شرکتی یکی از فن آوری های جدید اینترنت است. سابقا برای بهره مندی کارکنان شرکت، پورتال اینترانت به وجود آمده بود و بعدا این مجموعه از فن آوری ها برای کمک و فراهم آوردن دسترسی به شرکای تجاری شرکت (تامین کنندگان، مشتریان) نیز توسعه یافت.
در مقابل پورتال های عمومی وب، پورتال شرکت ها به ایجاد یک محل کار مجازی برای مدیران، کارکنان، تامین کنندگان، مشتریان و ارائه دهندگان خدمات ثالث هدف گذاری شده اند. به جای ارائه دسترسی به کالاهای مصرفی، خدمات و اطلاعات، پورتال های شرکتی طراحی شده اند تا هر فرد با استفاده از آنها به تمام اطلاعات، برنامه های کاربردی کسب و کار و خدمات مورد نیاز برای انجام کارهای خود دسترسی پیدا کند.
وب سایت عمومی شرکت خود به طور خودکار یک پورتال شرکتی نیست. در صورتی این دو می تواند یکی باشد که وب سایت شخصی سازی و قابلیت های ناوبری را فراهم کند، همانطور که بسیاری از شرکت ها شروع به انجام آن کرده اند.
Market Space Portals:
این پرتال ها برای حمایت از شرکت های Business to Business و Business to Customer به منظور پشتیبانی نرم افزار برای معاملات الکترونیکی و توانایی برای پیدا کردن و دسترسی به اطلاعات غنی در مورد محصولات در فروش، توانایی شرکت در بحث با فروشندگان دیگر و یا خریداران به وجود آمده اند.
روش دیگری برای دسته بندی پرتال ها وجود دارد که آن براساس چگونی پاسخگویی به نیازهای کاربران است، در این حالت پورتال های را می توان به گروه های زیر دسته بندی کرد:
Business to Costumer Portal - پورتال های B2C
این پرتال ها با سیستم های CRM مرتبط بوده و دسترسی مستقیم مصرف کننده را به مجموعه وسیعی از اطلاعات و خدمات فراهم می کند. به طور مثال:
- راهنمای استفاده از محصولات
- وضعیت سفارش مشتری در خرید های خود
- امکانات ارتباطی کاربر با بخش پشتیبانی مشتریان
مانند هر پورتال دیگر، این پرتال ها نیز باید به گونه ای طراحی شوند که نیازهای مشتریان را پاسخگو باشند.
Business to Business Portal - پرتال های B2B
این مدل پرتال ها در زنجیره مدیریت منابع شکل می یابد. در این نوع پورتال اطلاعات لازم برای تولید کنندگان، تهیه کنندگان، نمایندگی ها و همچنین توزیع کنندگان، به گونه ای مناسب و دسته بندی شده جمع آوری و در اختیار آنان قرار می گیرد. به عنوان مثال در نمونه عمومی پورتال B2B، یک شریک تجاری به بخشهایی از اطلاعات و امکانات مانند سفارش خرید و صدور فاکتور دسترسی خواهد داشت و ازامکانات این بخش ها استفاده می کند. به هم پیوستن برنامه های کاربردی یکی از پیش نیازهای لازم برای یکپارچه سازی محیط های تجاری در بستری واحد و ایجاد محیط مجازی لازم برای کسب و کار است. محیطی که در آن امکانات زیر محیا می شود:
- تهیه کالا یا خدمات
- صدور صورت حساب خرید و فروش
- دسترسی به اطلاعات تولید
- و دیگر امکانات مرتبط با نیازها
Business to Emploee Portal - پرتال های B2E
این پرتال ها اغلب با عنوان پرتال های اینترانتی شناخته شده و معمولا به منظور زیر ایجاد می شوند:
- تجمیع
- انتشار
- به اشتراک گذاری اطلاعات
- خدمات به پرسنل یک سازمان
B2E ها به دو دسته اصلی تقسیم می شوند:
۱. پرتال های کارکنان که امکان دسترسی به محتویات به هم پیوسته ای مانند اخبار شرکت، اطلاعات سخت افزاری و نرم افزاری، موتور جستجوی سازمانی، منابع فنی و گزارش ها را در اختیار می گذارد.
اطلاعات این نوع پورتال معمولا در دسترس همه کارکنان سازمان قرار می گیرد. این پرتال کارکنان و شاغلین یک سازمان را قادر می کند تا از طریق گپ و گروههای گفتگو با یکدیگر در تماس بوده وهمکاری کنند. عموما، این پورتال ها امکاناتی نظیر ثبت نام در یک کلاس و ... را نیز در اختیار کاربر خود قرار می دهند. به علاوه کاربران این پورتال معمولا می توانند اطلاعات شخصی خود مانند نام و کلمه عبور را تغییر دهند.
۲. Knowledge worker portal که با یک یا مجموعه اهداف مشخص مثلا فروش یک محصول ایجاد می گردد. این پرتال ها مجموعه ای از محتویات را به منظور پشتیبانی از فرآیند یا فرآیندهای مشخصی در اختیار می گذارند. برای مثال یک برنامه تکنسین خودکار ممکن است نیازمند منابعی از برنامه های کاربردی دیگر مثلا برنامه های تعمیر و نگهداری باشد تا بتواند اطلاعات لازم در زمینه تاریخچه بازبینی و تعمیر، زمان بندی تجهیز و یا قطعات و لوازم مورد نیاز برای تعمیر آن را کسب کند.
روشی دیگر برای دسته بندی پورتال ها، طبقه بندی آن ها به ۲ نوع پورتال های تجاری (Commercial Portal) و پورتال های سازمانی (Enterprise Portal) است:
پورتال های سازمانی
۱. EIP یا Enterprise Information Portals
این پورتال که برای استفاده کارمندان و به منظور بهبود روند دسترسی افراد به اطلاعات، به اشتراک گذاشتن اطلاعات مختلف و کار بر روی اطلاعات طراحی می گردد. با استفاده از EIP می توان پروسه ها و کنترل روند اجرای فرآیندهای سازمان، مخزن اطلاعات (Data Warehouse)، برنامه های کاربردی در سطح سازمان را یکپارچه کرد .
EIP امکان دسترسی کارمندان به انواع دیگر پورتال نظیر e-business Portal و پورتال های شخصی را فراهم می آورد . به صورت خلاصه میتوان گفت که EIP ، برنامه ای است که شرکت ها را قادر می سازد تا به کاربران اجازه دهند تا به اطلاعات درون سازمانی آنها دسترسی داشته باشند، آنها را شخصی کنند و در انتها بر حسب اطلاعات موجود تصمیم درستی بگیرند.
انوع این مدل پورتال عبارتند از :
۱.۱ Business intelligence portals
Business intelligence شامل برنامه هایی است که برای جمع آوری، ذخیره سازی، تحلیل و دسترسی به اطلاعات بکار می روند و به کاربران این اطلاعات اجازه می دهد که بر حسب این اطلاعات بهترین تصمیم گیری را انجام دهند. همچنین این نوع پورتال، از انواع پورتال های سازمانی است که به کاربران امکان می دهد تا به پورتال دسترسی داشته و گزارش هایی را وارد بانک اطلاعاتی سازمان نمایند. این اطلاعات - که کاملا به روز هستند - در تصمیم گیری های استفاده کنندگان تاثیر زیادی دارند .IBM و Oracle از ارائه دهندگان این نوع پورتال هستند.
۱.۲ Business area (Intranet) portals
پورتال هایی که تنها عملکردهای خاص درون سازمانی را شامل می شوند . Authoria وPeopleSoft در زمینه مدیریت منابع انسانی، SAP Portal و Oracle در زمینه ERP ، Siebel در زمینه بازاریابی و فروش از ارائه دهندگان این نوع پورتال هستند. این نوع پورتال به کارمندان کمک می کند که به اطلاعات ذخیره شده در سازمان دسترسی داشته باشند و از آن برای هدف تعیین شده استفاده کنند.
۱.۳ Role portals
این نوع پورتال سه نوع مدل تجاری (Business Model) را پشتیبانی می کند. بدین صورت که برای هریک از انواع B2E ، B2C و B2B خدماتی ارائه می دهد .
این پورتال در محدوده B2E ، به کارمندان اجازه می دهد تا به اطلاعات مورد نظر خود دسترسی داشته باشند. خروجی این نوع پورتال قابل شخصی سازی است. در محدوده B2C به شرکت اجازه می دهد که با مشتریانش ارتباط برقرار کند. در این محدوده خدماتی نظیر سفارش دهی ، صدور صورتحساب ، پشتیبانی و پیگیری انجام فرایند به صورت الکترونیکی را فراهم می کند. در محدوده B2B این نوع پورتال به شرکت اجازه می دهد که نحوه انتقال اطلاعات، فعالیت های تجاری و فرایندهای بین خود و تولید کنندگان، شرکت های همکار و توزیع کنندگان خود را کنترل نماید .
۲. e-Business (Extranet) Portals
این نوع پورتال دارای سه زیر مجموعه است:
۲.۱ Extended enterprise portals
این مدل پورتال ها در محدوده B2B به شرکت های همکار و تولید کننده اجازه می دهند که به Exteranet شرکت دیگری دسترسی داشته باشند. در این حالت خدماتی نظیر سفارش کالایا مطرح کردن درخواست مناقصه مورد استفاده قرار می گیرد. در محدوده B2C این نوع پورتال به مشتریان اجازه می دهد که به Extranet شرکت دسترسی داشته باشند و خدماتی نظیر سفارش کالا، صدور صورتحساب و خدمات مشتری دریافت نمایند.
۲.۲ e-Marketplace portals
این نوع پورتال به کاربران اجازه می دهند که کالاهای خود را برای خرید و یا فروش بر روی پورتال قرار دهند. این نوع پورتال ارتباط بیین خریدار و فروشنده را برقرار کرده و با ارائه اخبار و اطلاعات مرتبط با موضوعی که در آن زمینه فعالیت می کند به کاربران سایت کمک می کند تا تصمیم گیری درستی داشته باشند.
۲.۳ ASP portals
این نوع پورتال، در محدوده B2B بوده و به کاربران خود اجازه می دهد تا خدمات و کالاهای موجود را اجاره نمایند . نمونه های این نوع پورتال عبارتند از:
Portera’s ServicePort
Salesforce.com
SAP’s MySAP.com
Oracle’s oraclesmallbusiness.com
۳. Personal (WAP) portals
۳.۱ Pervasive portals or mobility portals
این نوع پورتال که در تلفن های همراه، PDA، ومحصولاتی از این قبیل وجود دارد ، به عنوان یک سرویس مهم برای کارمندان و مشتریان مطرح میشود . زیرا که این دو گروه با استفاده از این نوع پورتال می توانند اطلاعات لازم جهت خدمات دهی، کالا، قیمت، تخفیف، وضعیت پرداخت ها و وضعیت حمل و نقل کالا را کنترل نمایند.
۴. Public or Mega (Internet) portals
سازمانهایی که در این گروه قرار می گیرند ، بر روی جذب تعداد زیاد مخاطب آنلاین کار می کنند. این نوع پورتال شامل دو زیر گروه می گردد:
۴.۱ پورتالهای تجاری (پورتالهای شخصی)
پورتالهایی که اطلاعات را به صورت عمومی در اختیار افراد قرار می دهند . این پورتالها اغلب دارای سرویس های رایگان بوده و هزینه های خود را از طریق تبلیغات بدست می آورند . مخاطب این پورتال عام مردم هستند که برای ارتباط با دیگران و همچنین بهرمندی از اطلاعات اینترنت از پورتال استفاده می کنند . نکته جالب در مورد این نوع پورتال این است که اغلب موتور های جستجوی قدیمی با افزودن سرویسهایی در گروه پورتالهای تجاری قرار می گیرند .
اطلاعاتی که اغلب در این نوع پورتال ارائه می شود شامل قیمت سهام ، گزارش هواشناسی ، اخبار ، فهرست برنامه های تلویزیونی می باشد.برنامه هایی که در اختیار کاربران این سیستمها قرار می گیرد شامل تقویم ، بازی های آنلاین ، دایرکتوری های آدرس و تلفن افراد و برنامه ریز الکترونیک برای یادداشت کارهای روزانه و تنظیم ملاقات می باشد .
عناوینی که در اینگونه پورتال ارائه می شوند ، اغلب شامل مطالبی است که عام مردم به آن علاقه مندند: نظیر ورزش ، سرگرمی ، داد و ستد، علوم و آموزش
امکانات شخصی سازی در این گونه پورتال شامل ، اطلاعات و ظاهر سایت می باشد . نکته ای که در مورد این نوع پورتال مهم است این است که تمامی افراد به اطلاعات ذکر شده دسترسی دارند، حتی اگر به سیستم وارد نشده باشند. پورتالهایی نظیر Yahoo ، MSN و AOL در این گروه قرار می گیرند. تعداد این نوع پورتال در حال کاهش است.
۴.۲ Industrial portals, vertical portals or vortals
تعداد این نوع پورتال به سرعت در حال افزایش است . این نوع پورتال بر روی مخاطبین با علایق خاص نظیر کامپیوتر، خرده فروشی ، خدمات بانکی و بیمه تمرکز دارد.مثال این نوع پورتال ivillage.com برای خانواده ها می باشد.
