ارزیابی و انتخاب پورتال سازمانی ( Enterprise Portal)

امروزه یکی از عوامل موفقیت در کسب و کار سازمان، توانایی دسترسی و گستره به اشتراک ­گذاری محتواهای مرتبط با کسب و کار محسوب می­شود. پورتال سازمانی ( Enterprise Portal ) چهارچوبی (frame work ) برای یکپارچه سازی اطلاعات، ذینفعان و فرآیندها در سراسر مرزهای سازمان است. پورتال سازمانی اغلب در قالب رابطهای کاربری تحت وب، یک نقطه ­ی دسترسی واحد امن و یکپارچه ارائه می نمایند و به صورتی طراحی می شود که اطلاعات را گردآوری و پس از ویژه سازی از طریق سرویس (پورتلت) های کاربردی خاص، منتشر می نماید. یکی از مشخصه های پورتال سازمانی ( Enterprise Portal ) جلب همکاری و تمرکز زدایی در تأمین و مدیریت محتوا است که در نتیجه آن، به روز بودن همیشگی اطلاعات و محتوای انتشار یافته را تضمین می­کند.

اجرای یک راهکار موفق پورتال سازمانی می­تواند محتوا و برنامه های کاربردی را به صورت پویا، مجتمع و یکپارچه سازد تا دسترسی به اطلاعات مختلف و مورد نیاز طیف های ذینفعان سازمان را به صورت متکی به خود فراهم نماید. پورتال سازمانی ( Enterprise Portal ) یک عبارت یا برچسب فانتزی برای اینترانت سازمانی نیست و با آن تفاوت هایی دارد. تفاوت مهم این است که در اینجا، کاربر نهایی می­ تواند پورتال سازمانی را با افزودن یا حذف منابع اطلاعاتی و برنامه­های کاربردی، ویژ­ه سازی نماید. به صورت تئوری، امکان خصوصی­سازی در پورتال سازمانی ( Enterprise Portal )، اطلاعات و کاربردهای مورد نیاز کارمندان سازمان و ذینفعان را سریعتر و کارآمدتر از جستجوی اطلاعات یا باز و بسته کردن برنامه های کاربردی مختلف در اختیار ایشان قرار می­دهد. البته پورتال سامان در کنار تجارب تیم اجرای پروژه خود، ظرفیت تبدیل این تئوری به عمل را دارا می باشد.
راهکارهای اجرای پورتال از طریق کاهش هزینه های عملیاتی، ساده سازی روال نگهداری از برنامه های کاربردی، بهبود مدیریت روابط با مشتریان و ارتقای رضایت مشتریان، توسعه ی جریان های درآمدی سازمان، بهبود مدیریت دانش و بهبود روال های همکاری تجاری به حصول بهره­وری بهبود یافته، کمک شایانی می کند. ویژگی پویایی پورتال، واحدهای مختلف کسب و کار سازمان را به واسطه ی افزایش درآمدزایی و بهبود جایگاه سازمان و تسریع گردش فرآیندهای داخلی کسب و کاری تحت تأثیر قرار می­دهد. پورتال به شرکتها و سازمانها کمک می­کند که با ارائه رویه های نوآورانه در توسعه پورتال سازمانی ( Enterprise Portal ) اهداف کلیدی کسب و کاری خود را دنبال نمایند.

اهداف طراحی و پیاده سازی پورتال سازمانی ( Enterprise Portal )

سازمان هایی که به قدرت پورتال در پویا شدن کسب و کار پی برده­اند، اجرای پروژه پورتال سازمانی را جهت نیل به سه هدف مهم در برنامه توسعه خود قرار می­دهند:
فعال سازی خودیاوری مشتریان، کارمندان و شرکای تجاری در رویه های ارتباط با سازمان :
براساس مطالعه انجام شده در حوزه بانک و بیمه، 82 درصد از پاسخ دهندگان معتقد بودند خودیاوری کارمندان در پورتال یکی از عوامل محرک اصلی طرحهای کسب و کار هستند. و 80 درصد ابراز کرده اند که این موضوع به بهبود رویه های خودیاوری مشتریان و شرکای تجاری نیز مرتبط می شود. اما منافع محرز حاصل از اجرای پروژه پورتال سازمانی شامل دسترسی راحت و سریع به اطلاعات، مشارکت قابل توجه و انعطاف­پذیر در تامین، بروزآوری اطلاعات و تغییر کاربری آن و در نتیجه کاهش همزمان هزینه های ارتقای زیرساخت فناوری و پشتیبانی آن توسط تمام کارمندان و شرکای تجاری می­باشد.
بهبود فرآیندهای کسب و کاری و خدماتی که در بیرون از مرزهای فیزیکی سازمان گردش دارند:
هر فرآیند کسب و کاری پیچیده، از جمله یک فرآیند زنجیره تأمین یکپارچه، نیاز دارد که افراد زیادی در گستره سازمان اغلب به صورت بلادرنگ و در لحظه، فعالیت ها و پاسخ های خود را متناسب با شرایط هماهنگ نمایند. پیچیدگی و تاخیرها در مراحل فرآیندها زمانی بیشتر می شود که گردش فرآیند به بیرون از مرزهای فیزیکی سازمان کشیده می شود. ساختار سنتی ارتباط بین سازمانی با شرکای تجاری اغلب بسیار تاخیر دارد و تحت تاثیر بروکراسی اداری سنگینی قرار دارد.
پورتال سازمانی ( Enterprise Portal ) در ایجاد قابلیت پاسخ دهی فوری و ارائه داده های به روز، نقش مهمی ایفا می نماید. در صورت استفاده از پورتال سازمانی به دلیل دسترسی راحت تر به اطلاعات به روز و یکپارچه، ذینفعان فرصت بیشتری برای تجزیه تحلیل داده ها و دقت در تصمیم گیری های حیاتی دارند.
بالا رفتن ریسک پذیری و مدیریت ریسک از طریق روانکاری رویه های گردش اطلاعات (شفاف سازی):
در سراسر دنیا، مدیران اجرایی نگران کنار آمدن سازمان (مدیریت تغییرات) با سختی های الزامات استقرار استانداردهایی مثل ISO هستند. برای موفقیت در استقرار اینگونه استانداردها، سازمان ها و شرکت ها باید قادر به یکپارچه سازی دسترسی، تجزیه و تحلیل و ذخیره­سازی همزمان داده ­های ساخته یافته (مانند تراکنش های مالی) و اطلاعات بدون ساختار (مانند اسناد) باشند که نشان دهنده عملکرد آنها است.
فناوری اطلاعات خبره، نقش حمایتی مهمی در پذیرش استانداردها توسط سازمان دارد و در این راهکار، پورتال سازمانی ( Enterprise Portal ) یکی از بخش های کلیدی است. یک پورتال سازمانی ( Enterprise Portal ) که خوب طراحی شده باشد، این اطمینان را ایجاد می­کند که اطلاعات به درستی برداشت و آماده سازی شده و به ذینفع تعیین شده ی آن ارائه می­شود و همچنین اطلاعات مربوطه نیز دردسترس فرآیندهای تحلیلی مورد نیاز، برای پذیرش و مدیریت ریسک قرار می­گیرد. به طور خاص، مدیران ارشد سازمان که مسئولیت نهایی در پذیرش و مدیریت ریسک را برعهده دارند برای این منظور، دسترسی به معیارهای مهم از طریق داشبوردهای مدیریتی را به کار می­برند. پورتال سازمانی به کمک امکانات یکپارچه سازی داشبوردهای آماده شده در یک سیستم (BI) را براساس محدوده تصمیم گیری مدیران در اختیار ایشان قرار دهد.

فرآیند ارزیابی به منظور انتخاب پورتال سازمانی ( Enterprise Portal ):

شرکت سازه اطلاعات سامان، با تمرکز بر حوزه تولید و راه اندازی پورتال های سازمانی، سالهاست که پورتال سامان را به عنوان یکی از محصولات نرم افزاری مطرح این حوزه، عرضه می کند. در این مدت تجارب ارزشمندی در همکاری با مشتریانی ارزنده حاصل شده که معیارهای اشاره شده در این مستند در فرآیند اجرای آنها مورد توجه بوده است. در فرآیند ارزیابی و انتخاب پورتال سازمانی ( Enterprise Portal )، سازمان می تواند جنبه های ذیل را به عنوان شرایط لازم برای انتخاب یک پورتال سازمانی مورد ارزیابی قرار دهد:

• اطمینان از درک کامل تامین کننده، نسبت به کسب و کار سازمان و نیازهای فنی وی.
• تدوین موافقت نامه موارد استفاده پورتال و سناریوی کاربرد آن.
• درک مفاهیم دسترسی پذیری، مقیاس پذیری، قابلیت بازیابی و سایر نیازهای فنی و غیرکارکردی.
• بررسی و امکان سنجی مهندسی مجدد و اصلاح معماری برنامه های کاربردی موجود جهت اجرای یکپارچه سازی های مد نظر بر بستر پورتال سازمانی.

در ادامه، چند معیارهای کلیدی که می تواند در رویه ارزیابی و انتخاب پورتال سازمانی مدنظر قرار گیرد، آورده شده است (درخصوص هر معیار، حوزه های کلیدی و سوالات مهمی ارائه شده که از طریق پرسش و ارزیابی آنها می توان به سنجش معیار مربوطه پرداخت):

1. چهارچوب پورتال (Portal Framework):

فریم ورک پورتال باید شامل یک چهارچوب سمت سرور برای نمایش، ویژه سازی، مدیریت تشخیص هویت، کنترل حقوق دسترسی و مدیریت کاربران و پروفایلهای آنها در برابر تنوع محتوا، برنامه­های کاربردی و سرویس هایی باشد که از طریق پورتال سازمانی ( Enterprise Portal ) مورد دسترسی قرار می­گیرند و یا منتشر می­گردند.
حوزه های کلیدی و سؤالات مهمی که هنگام ارزیابی یک چهارچوب باید پرسیده شوند عبارتند از:
· رابطهای کاربری، ابزارها و فرآیندهای مدیریت کاربران:
چگونه پورتال مدیریت حقوق دسترسی را تسهیل می­کند؟ آیا امکان مدیریت توزیع شده هم برای محتوا و هم برای اجرا توسط کاربران را فراهم می­نماید؟
· در دسترس بودن ابزارهای توسعه پورتلت یا سرویس های کاربردی تحلیلی کسب و کاری :
چه متدولوژی و فرآروشی برای توسعه توسط ابزار پشتیبانی می­شود و آیا با رویه های داخلی سازمان برای توسعه نرم­افزار سازگار است؟ توجه شود که اندازه­گیری میزان پیچیدگی و نحوه ی پشتیبانی برنامه ها و سرویس های توسعه یافته از نیازهای کسب و کاری سازمان، باید مدنظر قرار گیرد.
· مدل شخصی­سازی:
آیا هنگامی که دسترسی های یک کاربر به یکی از شیوه های مبتنی بر نقش، اختصاصی یا به صورت تلفیقی مدیریت می شود، امکان ویژه سازی و شخصی سازی محیط کاری کاربر نیز پشتیبانی می شود؟ پورتال سازمانی چه میزان کنترل و انعطاف پذیری برای ویژه سازی را به طراح پورتال می­دهد؟ آیا به طراح پورتال سازمانی اجازه تغییر چیدمان و نمای صفحات یا فیلتر کردن محتوا را بر اساس نقش کاربران می­دهد؟
· سرویس های چهارچوب کاری:
چه قابلیت هایی به صورت پیش فرض در پورتال سازمانی برای ساده سازی رویه های توسعه، نگهداری و مدیریت فراهم شده است؟ زیرساخت نرم افزار پورتال چگونه از تولید و توسعه سریع سرویس های جدید و صفحات پورتال برای گسترش حوزه کاربرد پورتال سازمانی، پشتیبانی می­کند؟

2. انتخاب زیرساخت متناسب با رده و بزرگی سازمان:

انتخاب یک پورتال سازمانی برپایه زیرساخت نرم افزاری متناسب با رده و بزرگی سازمان از اهمیت بالایی برخوردار است. همچنین در مقابل پشتیبانی زیرساخت ICT سازمان از نیازمندی های پورتال برای امنیت، کنترل و مدیریت حقوق دسترسی، یکپارچه­سازی، توسعه کاربردها و نگهداری آنها الزامی است.
نیازمندی های کلیدی که برای ارزیابی زیرساخت مناسب باید مورد پرسش و توجه قرار گیرد عبارتند از:
· چه توسعه­های زیرساختی برای دستیابی به sso (single-sign-on) و ویژگی های امنیتی مدنظر سازمان، مورد نیاز است؟
· چه سخت افزارها و زیرساخت های ارتباطی دیگری برای رسیدن به اهداف تعریف شده از راه اندازی پورتال مورد نیاز می باشد؟
· تا چه میزان معماری سیستم و زیرساخت مورد نیاز برای راه اندازی پورتال سازمانی با زیرساخت های ICTفعلی سازمان سازگاری دارد؟
· چه معیارها و تست های کارایی جهت تست پذیرش می بایست توسط کارفرما اجرا گردد؟
· چه میزان سخت افزار (منابع زیرساختی) و چه پیکربندی هایی برای رسیدن به حداقل های مورد نیاز تست های کارایی و معیارهای مدنظر مورد نیاز است؟
· چه زیرساختهای نرم افزاری تکمیلی دیگری برای پاسخ به نیازمندی های تعریف شده مورد نیاز است؟
· فلسفه مدیریتی سیستم چگونه هدف­گذاری شده است؟ به عنوان مثال چه معماری هایی (متمرکز، توزیع شده، سلسله مراتبی، درگاه اختصاصی، ...) برای مدیریت کاربران و مدل اعطای حقوق دسترسی می بایست پشتیبانی شود؟

3. تصمیم گیری درخصوص رویه تجمیع، مدیریت و توزیع محتوا و اطلاعات:

ارائه محتوا و اطلاعات مرتبط و به روز، کلید محرک جذب کاربران، توسعه استفاده از پورتال در بدنه سازمان و در نتیجه موفقیت و بازگشت سرمایه اجرای پروژه پورتال سازمانی ( Enterprise Portal ) است.
نیازمندی های کلیدی که برای ارزیابی رویه تجمیع، مدیریت و توزیع محتوا و اطلاعات باید مورد پرسش و توجه ویژه قرار گیرد عبارتند از:
· معماری و استراتژی تجمیع محتوا و مستندات دریافتی از مبادی مختلف در برابر مسائل کنترل دسترسی، ثبت توزیع شده، امنیت و ساختار سازمانی چگونه است؟
· آیا تجمیع مبادی محتوا و مستندات به صورت سطح بالا مثل پورتلت ها پشتیبانی می­شود و یا به صورت سطح پائین از طریق در اختیار قرار دادن API؟
· اگر برخی از مکانیسم های مبادی محتوا معماری مدنظر را پشتیبانی نکند، توسعه مورد نیاز چه پیچیدگی­ها و نیازمندی هایی دارد؟
· در خصوص غنای نتایج جستجوها، ایجاد تاکسونومی و تکنولوژی طبقه­بندی، آیا تأمین­کننده سیستم پورتال سازمانی ( Enterprise Portal ) موضوع زیرساخت جستجو و ارائه محتوا را نیز خودش توسعه داده و فراهم می­کند یا این که از محصول تأمین­کننده دیگری استفاده می­کند که در این حالت نیازمندی ها و رویه های بروزآوری این زیرساخت ها در آینده چگونه خواهد بود؟
· در خصوص تولید، مدیریت و توزیع محتوا، آیا ویژگی های مدیریت محتوای خود سیستم برای رسیدن به اهداف سازمانی تعریف شده کافی است یا مکانیسم های کنترل بالاتری نیز مورد نیاز است؟
· آیا مجری (پیمانکار) پورتال سازمانی ( Enterprise Portal ) در برابر توسعه فرآیندهای آتی و منابع مورد نیاز مدیریت محتوا و تجمیع اطلاعات و محتواها پاسخگو است و می­تواند به موقع به درخواست ها رسیدگی کرده و توسعه های لازم را انجام دهد؟

4. تصمیم گیری در خصوص یکپارچه سازی نرم افزارها و ابزارهای مورد نیاز:

ارزش قابل اندازه­گیری کسب و کار به طور فزاینده یی با توانایی پورتال سازمانی ( Enterprise Portal ) در توسعه دسترسی به نرم افزارهای سازمانی با کمترین سربار نگهداری، بین ذینفعان وابسته است.
نیازمندی های کلیدی برای ارزیابی رویه یکپارچه سازی نرم افزارها می­تواند از یک راهکار ساده به صورت کنار هم قراردادن پورتلت ها تا راهکار پیچیده با پشتیبانی از ابزارهای توسعه پیشرفته و ویژگی های تعاملی کاربران خبره هدف گذاری شود. بنابراین درک این­ که آیا ابزار و تکنیک های یکپارچه سازی ارائه شده توسط مجری پروژه پورتال سازمانی ( Enterprise Portal ) سادگی یا پیچیدگی اهداف مدنظر را می­تواند پوشش دهد الزامی است. بنابراین حداقل موارد ذیل می بایست مورد پرسش و توجه ویژه قرار گیرند:
· تجربه علمی مجری پورتال سازمانی ( Enterprise Portal ) در یکپارچه سازی نرم افزارها با پورتال سازمانیچگونه است؟
· به طور معمول تا چهار برابر هزینه های مجوز نرم افزار ممکن است برای یکپارچه سازی نرم افزارها هزینه شود. آیا برنامه ریزی مناسبی برای تأمین بودجه و یا جلب نظر مشارکت ذینفعان در سازمان وجود دارد؟
· نگاه مجری پورتال سازمانی ( Enterprise Portal ) به مسئله یکپارچه سازی چگونه است؟ آیا همراه پورتال، ابزارها و زیرساختهای EAI، BPM یا work flow هم ارائه می­دهد؟ آیا ابزارهای توسعه اختصاصی برای یکپارچه سازی دارد؟

5. تعیین تکلیف استراتژی مشارکت و جامعه گرایی:

پورتال سازمانی می تواند رابط کاربری، مدیریت کاربران و یکپارچه سازی تکنولوژی های مشارکتی مختلف را برای برپایی نسل بعدی زیرساخت کسب و کار بر پایه مشارکت همه ی ذینفعان فراهم ­کند، اما تعیین تکلیف استراتژی و چشم انداز سازمان برای میزان پیشروی در این رویکرد از اهمیت خاصی برخوردار است و مسیر انتخاب محصول، مجری و اجرای پروژه پورتال سازمانی را دستخوش تغییرات مهمی می کند.
نیازمندی های کلیدی که برای ارزیابی توانمندی مشارکت و جامعه گرایی معماری محصول پورتال سازمانی انتخابی باید مورد پرسش و توجه قرار گیرد عبارتند از:
· با مشتریان فعلی مجری احتمالی منتخب در خصوص هزینه های پنهان اجرای پروژه پورتال سازمانی ( Enterprise Portal ) و همچنین منافعی که بعد از اجرای اولیه پروژه حاصل شده است دقیق مذاکره کنید. بررسی کنید در مسیر اجرای پروژه پورتال چه مراحلی را راحت اجرا کرده اند و کجاها با مشکل جدی و کندی مواجه شده اند. البته توجه کنید که این مشتری در چه زمانی پروژه را انجام داده است چون اگر زمان قبل توجهی گذشته باشد ممکن است با توانمندی فعلی مجری و محصول وی تطبیق نداشته باشد. از طرفی مشخصاً عامل تورم اقتصادی بر هزینه ها تأثیرگذار خواهد بود و همچنین ارتقای نرم­افزار و بالاتر رفتن تجربه مجری نیز بر کیفیت اجرای کار. برای اطمینان از ارزیابی این موضوعات نیز می­توانید از بررسی پروژه های اجرا شده در چند سال متوالی که حوزه های مشابهی داشته­اند، استفاده کنید.
· بررسی نمایید که مشتریان مجری در مواجه با مراحل مشکل پروژه چه منابعی را مصرف کرده­اند و مجبور به قبول چه شرایطی شده اند. همچنین دقیق بررسی نمایید که چه مشکلاتی لاینحل و بدون پاسخ باقی مانده است و دلایل آن چه بوده است.
· بررسی نمایید که اجرای پروژه و عملیاتی شدن آن در بدنه سازمان (به عنوان مثال: تعریف شرح وظایف، طراحی و توسعه تاکسونومی، نهایی سازی رابط های کاربری، تدوین گردش ها و فرم های سازمانی بر مبنای ساختارهای برخط، طراحی فرآیندهای توزیع شده مدیریت محتوا، اجرای یکپارچه سازی نرم افزارها، آموزش و پشتیبانی کاربران در اینترانت، اکسترانت و اینترنت) چه هزینه هایی را به صورت پنهان برای شما ایجاد خواهد کرد.

6. بررسی امکان تحویل راهکار ویژه و اختصاصی توسط مجری:

امروزه، اکثر محصولات پورتال و توانمندی مجریان، روی زیرساخت متمرکز است تا این که چارچوب کاری و میان افزارهای ارتباطی با سایر مجریان پروژه های سازمان کارفرما مدنظر قرار گیرد. این درحالی است که اکثر پروژه های جدی، نیازمند راهکارهای اختصاصی و ویژه سازی شده از سوی مجری پورتال سازمانی می باشند.
نیازمندی های کلیدی که برای ارزیابی توانایی مجری در تحویل یک راهکار جامع و اختصاصی در اجرای پروژه پورتال سازمانی ( Enterprise Portal ) باید مورد پرسش و توجه ویژه قرار گیرد عبارتند از:
· آیا مجری پورتال سازمانی، بسته نرم­افزاری سفارشی شده یی به عنوان راهکار ویژه (Best Practice ) در یک شاخه اختصاصی به عنوان مثال ارگان های بزرگ دولتی، صنایع بزرگ یا دانشگاه ها ارائه می­کند یا در حد ارائه بسته های سرویس های اختصاصی به همراه یک تاکسونومی اختصاصی و پشتیبانی مشتریان بسنده می کند؟
· بررسی نمایید مجری، چه تمام راهکار را خودش ارائه دهد و چه از طریق یک همکاری تجاری با تأمین کننده زیرساخت اصلی ( Solution Provider ) بخواهد پروژه را اجرا کند، آیا تجربه کافی در اجرای پروژه پورتال سازمانی ( Enterprise Portal ) در حوزه اختصاصی سازمان شما دارد یا خیر؟
· اگر اجبارا در مدت اجرای پروژه مجبور به فعالیت و کار با سایر شرکای تجاری مجری خواهید شد، بررسی نمایید آنها چگونه با شما تعامل خواهند کرد؟ بهتر است رویه های تعامل با ایشان را نیز ابتدای کار نهایی نمایید.
· از مشتریان مجری در مورد رویه پشتیبانی فنی و راهبری، سرویس های اختصاصی حرفه یی مورد نیاز و هزینه های این خدمات و همچنین سطح سرویسی که مجری تعهد می­کند و به آن پایبند است پرسش کنید.

7. عوامل حیاتی موفقیت (CSF) در اجرا و پیاده سازی پورتال سازمانی ( Enterprise Portal )

به عنوان بخشی از فرآیند اجرا و پیاده سازی پورتال سازمانی ( Enterprise Portal )، تحلیل و ارزیابی جنبه های کلیدی ذیل اکیداً توصیه می­شود:

• اهداف و معیارهای موفقیت پروژه پورتال سازمانی ( Enterprise Portal ) را تعریف کنید.
• مدیریت چرخه خرید محصول پورتال و تائید انتخاب مجری در بدنه سازمان و بخش های تحت تاثیر اجرای پروژه را برعهده بگیرید.
• ابتدا یک لیست کوتاه از فروشندگان (مجریان) و تأمین­کنندگان پورتال سازمانی آماده کنید و سپس مجری مناسب را بر اساس رویه های تشریح شده انتخاب کنید.
• توجه کنید که معماری و زیرساخت پورتال سازمانی ( Enterprise Portal ) نرم افزار و سخت افزار نیازمند ارزیابی و انتخاب است، بویژه پلتفرم و تکنولوژی ( به عنوان مثال PHP، NET، JAVA، ...).
• الزاما، باید معماری نگهداری در چارچوب پورتال شامل log و Audit trail از همه وقایع، آگاهی رسانی خطاها، وضوح رخداد خطاها و مدیریت استثناها باشد.
• مدیریت و برنامه­ریزی پروژه ی اجرا و پیاده سازی پورتال سازمانی ( Enterprise Portal ) علاوه بر دوره اجرا می بایست دوره عملیاتی سازی و بهره برداری را نیز شامل شود و تا سطح قابل قبولی کارها و وظایف هر دوره شکسته شود.
• امکان پیکربندی و سفارشی سازی مدیریت پورتال شامل پورتلت ها و سرویس ها به صورت اختصاصی برای سازمان شما می بایست وجود داشته باشد.
• مصاحبه با کاربران به عنوان بخش ویژه یی از گردآوری نیازمندی ها در پروژه پیش بینی شود.
• انجام تست کاربردپذیری را به عنوان راهی برای کاهش ریسک و تثبیت نیازمندی های کاربران را با مشارکت کاربران نهایی در اجرای پروژه پیش بینی کنید.
• یک متدولوژی با ثبات و تجربه شده برای ایجاد استانداردها، سازگاری و هماهنگی با تمرکز ویژه بر جنبه های مهندسی و مدیریتی اجرای پروژه انتخاب کنید و از فراروشهای صرفاً آکادمیک و تجربه نشده اکیدا پرهیز کنید.
• برای تست کارایی در همه ی جنبه های پورتال برنامه­ریزی نموده و به موقع آنها را اجرا کنید.
• انتظارات از یکپارچه سازی پورتال و محتواها را درست تعریف و در نظر بگیرید.
• اجزا و چارچوب های third-party با ثبات و تجربه شده را به منظور کاهش ریسک و هزینه بکار بگیرید.
• پورتال سازمانی ( Enterprise Portal ) و یکپارچگی برنامه های کاربردی سازمانی را توام مدنظر قرار دهید.
• امکانپذیری مسائلی همچون یکپارچگی درگاه های پرداخت به حساب های سازمان را مطابق نیازمندی های سازمان بررسی کنید.
• در اولین مراحل پروژه مسائل امنیت و ملاحظات کنترل حدود حریم خصوصی را مدنظر قرار دهید. این موضوع می­تواند همه جنبه های فنی زیرساختی و چرخه های حیات و گردش اطلاعات و محتواها را تحت تأثیر قرار دهد.
• از قالب های طراحی تجربه شده بر پایه حوزه کسب و کار، یکپارچگی، کاربردها و پروژه های موفق هم حوزه الگو برداری و استفاده کنید.
• برای اجرا در محیط پایلوت و سپس اجرا و عملیاتی سازی در بدنه سازمان برنامه­ریزی کنید.
• آموزش کاربران و استقرار فرآیند مشارکت آنها را درست برنامه­ریزی و اجرا نمائید.

سخن پایانی:
پورتال سازمانی ( Enterprise Portal ) می­تواند ابزاری قدرتمند و در اختیار سازمان شما باشد، البته اگر پروژه استقرار آن کارآمد و مؤثر اجرا شود، که متأسفانه بسیاری از پروژه ها این ویژگی را ندارند. در طول سالها فعالیت تخصصی، در حوزه راه اندازی پورتال های سازمانی، سازمان های متنوع و پروژه های بسیاری را بررسی کرده­ایم که به علت فقدان استانداردها از مرحله انتخاب تا عملیاتی شدن و نگهداری عدم موفقیت پروژه رقم خورده است.
توجه به این نکته نیز ضروری است که محتوا به عنوان مهمترین موجودیت در پورتال های سازمانی باید از همه جوانب درست مورد بررسی و تحلیل قرار گیرد. اخیراً اجرای پروژه های مدیریت محتوای سازمانی (ECM) جایگاه ویژه یی در سازمان های بزرگ پیدا کرده­اند که اجرای پورتال سازمانی ( Enterprise Portal ) نیز بخش مهمی از آن پروژه ها محسوب می­شود.
انتخاب راهکار درست و محصول مناسب پورتال سازمانی در کنار رویه اجرا و استقرار درست برای رسیدن به اهداف تجاری و سازمانی الزامی است. ما اعتقاد داریم، یک پورتال سازمانی ( Enterprise Portal ) مناسب که درست اجرا و استقرار یابد می­تواند کارایی سازمان به همراه بهره وری و مدیریت هزینه ها را به صورت چشمگیری از طریق آماده سازی و در دسترس قراردادن اطلاعات مناسب در زمان مناسب و مورد نیاز سازمان برای تصمیم گیری های مهم و عملیات های اجرایی کسب وکاری و بهبود تجربه ذینفعان اعم از کارمندان، مشتریان و مدیران سازمان در تحقق ماموریت های هر حوزه را ارتقاء دهد. بنابراین قدم اول موفق شدن اجرای پروژه پورتال سازمانی ( Enterprise Portal ) ارزیابی و انتخاب اولیه درست هم درخصوص محصول پورتال و هم درخصوص مجری پورتال است.