الگوبرداری ابزاری استراتژیک برای بهبود و توسعه کسب و کار

الگوبرداری در لغت به معنی محک­زنی و بهینه­کاوی آمده است. در زمینه­های مختلف تولیدی و خدماتی خمیشه سازمان­هایی وجود دارد که عملکرد بهتری نسبت به سازمان­های دیگر دارند. الگوبرداری روشی سیستماتیک است که سازمان­ها به وسیله آن می­توانند اجزای سازنده خود (ازقبیل ساختار، فرایندها، ابزارها، رویکردها، ارائه راه­حل­ها و . . .) را با بهترین تجارب موجود در صنعت مرتبط با فعالیت خود یا سازمان­های مشابه اندازه­گیری و اصلاح کنند. این روش با فراهم­سازی چارچوبی برای سازمان­ها که در آن چگونگی فعالیت بهترین سازمان­ها مشخص شده است و تشخیص وجوه تمایز سازمان موجود با آن­ها، چگونگی پرکردن شکاف­های موجود میان وضعیت کنونی و وضعیت مطلوب را نشان می­دهد. راهنمای انجمن بهره­وری آسیایی الگوبرداری را به شکل زیر تعریف کرده است: <<یک ابزار تعالی کسب و کار برای یافتن، اقتباس و پیاده­سازی تجربیات برتر در سازمان در جهت دستیابی به عملکرد برتر.>>

طبق راهنمای مذکور الکوبرداری می­تواند به سازمان نشان دهد که :

1. هم­اکنون چگونه و در چه سطحی فعالیت می­کند؟
2. سطح مناسب فعالیتش چیست؟ (یک چشم­انداز عملیاتی ایجاد می­کند.)
3. چگونه باید به آن نقطه برسد؟ (تدوین نقشه راه)

نکته کلیدی در این است که الگوبرداری با اندازه سازمان هیچ ارتباطی ندارد. سازمان­ها با هر اندازه­ای و در هر نقطه­ای از چرخه­ی عمر خود می­توانند از الگوبرداری برای تحلیل کسب و کار خود، کشف نقاط قوت و ضعف آن، کشف و به کارگیری روش­ها و الگوهای بهینه انجام کارها بهره گیرند. بنابراین کسب و کارهای کوچک هم می­توانند از ابزار الگوبرداری استفاده کنند؛ هرچند ممکن است عمق مطالعات و شکل روش­های مطالعات الگوبرداری در کسب و کارهای کوچک با کسب و کارهای متوسط و بزرگ متفاوت باشد. به عنوان مثال، ممکن است در یک کسب و کار بزرگ برای الگوبرداری یک پروژه بزرگ مطالعاتی و پژوهشی تعریف و اجرا شود؛ اما در یک کسب و کار کوچک بررسی­های میدانی و تجارب مدیران ارشد از کسب و کارهای رقیب یا سایر کسب و کارها مبنای اصلی الگوبرداری قرار گیرد.

ضرورت الگوبرداری
الگوبرداری در کسب و کار هم یک نگرش و تفکر زیربنایی است و هم یک ضرورت که این ضرورت به طور خلاصه از موارد زیر ناشی می­شود :

• پیشرفت­های سریع و قابل توجه در علم و فناوری
• پیشرفت­های قابل توجه و مستمر دانش مدیریت
• افزایش روزافزون فشارهای رقابتی و نیاز شرکت­ها به یافتن روش­های نوین رقابت
• توفیق روزافزون رویکرد بهینه­کاوی در سازمان­ها
• نیاز به بهره­وری و کاهش هزینه­های جاری و عملیاتی سازمان­ها

الگوبرداری به­ویژه در زمانی که سازمان قصد دارد برای بهبود عملکرد تغییری را در خود ایجاد کند ضرورت می­یابد تا بتواند مسیری را که دیگران برای دستیابی به برتری عملیاتی با صرف هزینه و زمان بسیار طی کرده­اند با هزینه­ی کم­تر و سرعت بیش­تری طی کند.
از سوی دیگر، مطالعات الگوبرداری می­توانند با نشان دادن الزام به تغییر در سازمان (به دلیل فاصله با رقبا یا سازمان­های مشابه) و تعیین بخش­هایی از سازمان که باید تغییر کنند نیز در فرایند بهبود عملکرد سازمان و در همراه کردن کارکنان سازمان با فرایند تغییر تأثیر گذار باشد.


ابعاد مطالعات الگوبرداری
الگوبرداری به عنوان یک رویکرد جامع ابعاد مختلفی از کسب و کار سازمان­ها را در کانون توجه خود قرار می­دهد؛ این ابعاد و حوزه­ها عبارت­اند از :

• حوزه رویکردهای کلان و استراتژی­های سازمان
• حوزه فرایندها
• حوزه فناوری (طراحیف تولید و اجرا)
• حوزه عملکردها
• حوزه خدمات

از میان موارد فوق، امروزه، سه گونه اصلی الگوبرداری بیش از سایرین مورد استفاده قرار می­گیرند که عبارت­اند از :
1. الگوبرداری فرایندی: الگوبرداری فرایندی بر عملیات­های روزانه سازمان تمرکز دارد و وظیفه آن بهبود روش انجام فرایندهای روزانه است.
2. الگوبرداری عملکرد: الگوبرداری عملکرد بر ارزیابی موقعیت­های رقابتی از طریق مقایسه محصولات و خدمات با دیگر رقبا تمرکز دارد.
3. الگوبرداری استراتژیک: در هنگام استفاده از الگوبرداری عملکرد، سازمان­ها خواستار مشاهده جایگاه محصولات و خدمات خود نسبت به رقبا براساس مواردی از قبیل قابلیت اطمینان، کیفیت، سرعت و دیگر مشخصات محصول و خدمات هستند. الگوبرداری استراتژیک در ارتباط با مدیریت ارشد و نتایج بلندمدت است. این­گونه از الگوبرداری بر چگونگی رقابت شرکت­ها تمرکز داشته و به جستجوی استراتژی­ها برای ایجاد موفقیت در سازمان می­پردازد.
از دیگر گونه­های الگوبرداری می­توان به الگوبرداری رقابتی، الگوبرداری داخلی و الگوبرداری گروهی و مشارکتی اشاره کرد.
موفقیت الگوبرداری
عوامل متعددی بر فرایند الگوبرداری تأثیرگذار است. این عوامل طیف وسیعی از عوامل کمّی یا کیفی را در برمی­گیرند. برخی فاکتورهای کمّی عبارت­اند از : منابع مالی، امکانات تکنولوژیکی، منابع انسانی فعال و مستعد جهت پی­گیری و شناسایی یافته­های جدید و به عبارتی بهتر خلاق و نوآور در پذیرش رویکردهای نو در فرایندهای کاری. علاوه بر عوامل کمّی فوق، مؤلفه­های کیفی نیز بر مطالعات الگوبرداری تأثیر می­گذارند و کیفیت انجام و دستیابی به نتایج آن را دستخوش تغییر خواهند کرد. متغیرهایی نظیر فرهنگ و شرایط محیطی، باور و تعهد مدیران، زمان و از همه مهم­تر توجه به بومی­سازی و پرهیز از الگوبرداری کورکورانه از مدل­ها، عملکردها و ارهبردهای سازمان­های گوناگون بدون توجه به قابلیت­ها، استعدادها و بسترهای محیطی که باید الگوبرداری انجام گرفته و دستاوردهای کیفی و کمّی آن در آن بستر شکل اجرایی به خود بگیرد، در گروه عوامل کیفی قرار می­گیرند.

فرایند مطالعات الگوبرداری
شکل 1، فرایند مطالعات الگوبرداری را نمایش می­دهد:
در ادامه هر یک از این گام­ها و جزئیات مربوط به آن­ها تشریح می­شوند :

گام اول - انتخاب موضوع
در این گام باید موضوع مطالعات الگوبرداری و اهدافی که باید از مطالعات الگوبرداری به دست آیند، مورد توافق مدیران کسب و کار و مجری مطالعات الگوبرداری قرار گیرند. این اهداف به عنوان چارچوب انجام فعالیت­های الگوبرداری عمل کرده و محدوده این فعالیت­ها و خروجی­های مورد انتظار از آن­ها را مشخص می­کند.

گام دوم- انتخاب الگو
در این گام ابتدا فهرستی کلی از شرکت­هایی که از نظر کسب و کار یا ابعاد کلیدی موضوع الگوبرداری با شرکت مشابهت دارند توسط مجری مطالعات تهیه می­شود. در همین مرحله شرکت­های مورد نظر از نظر میزان دسترسی به اطلاعات مورد نیاز برای الگوبرداری نیز ارزیابی می­شوند.
این فهرست پیشنهادی در اختیار کلیه مدیران ارشد کسب و کار ( و سایر ذی­نفعان کلیدی ) قرار می­گیرد تا با بحث و بررسی­های کارشناسی، سازمان­های منتخب جهت الگوبرداری انتخاب شوند.

گام سوم - انجام مطالعات الگوبرداری
در این مرحله کلیه اطلاعات در دسترس سازمان­های الگو براساس موضوع انتخاب شده و اهداف تعیین شده جمع­آوری، بررسی و تحلیل می­شوند. این اطلاعات شامل : اطلاعات عمومی در مورد تاریخچه، حوزه­های فعالیت، ساختار سازمانی و مدل فرایندی سازمان مورد مطالعه و رویکردها و جهت­گیری­های کسب و کار و ابزارها و راه­حل­های کسب و کار و فناوری به کار گرفته شده در آن­ها برای پاسخ­گویی به نیازها و چالش­های کسب و کار است. برای این کار از مطالعات اینترنتی، مطالعات کتابخانه­ای، بازدید و مشاهده مستقیم، مصاحبه با خبرگان، رجوع به گزارش­های مطالعاتی یا استانداردهای سطح صنعت و سایر منابع اطلاعاتی در دسترس استفاده می­شود.

گام چهارم : تدوین آموخته­‌ها

مرحله آخر مطالعات الگوبرداری تدوین آموخته­های مطالعات انجام شده به شکلی است که بتوان از آن­ها در سازمان به صورت عملی استفاده کرد. در واقع، در این بخش با بررسی یافته­هایی که در گام مطالعات الگوبرداری مستند شده، فهرست یافته­ها ارزشمند و کاربردی به دست آمده از مطالعه سازمان­های منتخب تدوین و ارائه می­شوند. در این فهرست پروژه­ها، اقدامات اجرایی و اصلاحی و راه­حل­هایی که کسب و کار می­تواند با به کارگیری آن­ها بهره­وری و کارآمدی خود را افزایش دهد مشخص می­شوند.