مدیریت پروژه و محدودیت زمان

دلایل محدودیت زمانی :

شرایط اقتصادی، سیاسی و اجتماعی :

شرایط اقتصادی، سیاسی و اجتماعی یا تغییر آنها ممکن است در ایجاد حالت محدودیت زمانی مؤثر باشد.

امکانات و منابع:

میزان امکانات و منابع در اختیار برای اجرای پروژه یا ایجاد تغییر در آنها ممکن است در مدت زمان اجرای پروژه موثر باشد. هر قدر محدودیت یاد شده شدیدتر باشد، مدت زمان تکمیل پروژه نیز طولانی‌تر خواهد بود. چنانچه در حین اجرای پروژه، امکانات یا منابع افزایش یا کاهش یابند، مدت زمان پروژه نیز از این موضوع متاثر خواهد شد.

نظریات و تصمیم‌های مسئولین پروژه :

نظریات یا تصمیم‌های فردی مسئول یا مسئولین پروژه ممکن است نقش تعیین کننده‌ای در مدت زمان انجام پروژه داشته باشد. همچنین تغییر این نظریات و تصمیم‌ها در حین اجرای پروژه، در مدت زمان انجام بخش باقیمانده پروژه و در نتیجه مدت کل پروژه تاثیر دارد.

تاخیر :

گاهی اوقات در ابتدای پروژه، محدودیتی در مدت زمان اجرای آن وجود ندارد؛ اما در اثر تاخیر به وجود آمده در اجرای بخشی از پروژه، برای انجام باقیمانده آن محدودیت زمانی پدید می‌آید.
شایان ذکر است که معمولاً در قراردادهای اجرایی، تاخیر در ختم پروژه دارای جریمه است و تعجیل در آن مشمول پاداش می‌شود. بنابراین گاهی اوقات تاکید بر اتمام پروژه تا موعد مقرر، به منظور جلوگیری از پرداخت جریمه است (مخصوصاً اگر جریمه سنگینی پیش‌بینی شده باشد) .
نکاتی درباره برآورد زمان :

• برآورد زمان یکی از کارهای مهمی است که در مرحله طرح و برنامه‌ریزی انجام می‌گیرد.
• داشتن تسلط و آگاهی در زمینه تخمین زمان فعالیت‌ها، رابطه مستقیمی با آگاهی از روش‌های کنترل و مدیریت پروه نداشته و منحصراً مبتنی بر میزان تجربه و تسلط شخص تخمین زننده در عملیات اجرایی می‌باشد.
• هنگامی برآورد زمان صورت می‌گیرد که حداقل طرح اولیه منطق اجرای شبکه معین شده باشد و مرز بین فعالیت‌ها شناخته شده باشد. به عبارت دیگر تعریف مستقلی برای هر فعالیت ارائه شده باشد و فعالیت‌ها اشتراک زمانی (overlap) نداشته باشند. ممکن است در این مرحله تجدید نظر در تعریف بعضی فعالیت‌ها ضروری باشد و منجر به شبکه جدید گردد.
• انتخاب واحد برآورد زمان انجام فعالیت، به اندازه و حجم پروژه و فعالیت‌های تشکیل دهنده آن بستگی دارد. مثلاً واحد زمان در پروژه ممکن است ماه، هفته، روز، ساعت یا حتی گاهی اوقات ساعت باشد. این واحد برای کلیه فعالیت‌ها باید یکسان باشد. بنابراین نمی‌توان از واحدهای متفاوتی برای تخمین مدت زمان انجام فعالیت‌های گوناگون یک پروژه استفاده کرد.
• مدت زمان انجام هر فعالیت، به روش اجرای آن بستگی دارد. برای نمونه، عملیات حفاری حجم معینی از زمین به صروت دستی (با کارگر و با تجهیزاتی همچون بیل و کلنگ) با حفاری همان حجم از زمین مورد نظر با استفاده از دستگاه حفاری اتوماتیک، دارای مدت زمان یکسانی نخواهد بود. از این رو پیش از برآورد مدت زمان انجام هر فعالیت باید روش اجرای آن تعیین شود.
• محل جغرافیایی اجرای پروژه، فصل (شرایط آب و هوا) ، راندمان کارگران محلی و راندمان تجهیزات به کار گرفته شده، همگی در تعیین مدت زمان اجرا، تاثیرگذار می‌باشند.
• استفاده از استانداردهای تهیه شده برای اجرای عناصر تشکیل دهنده فعالیت‌ها نیز در مواردی می‌تواند مفید باشد. این استانداردها،‌ معمولاً حجم نیروی انسانی یا تجهیزات لازم برای اجرای یک واحد از عناصر تشکیل دهنده فعالیت‌ها را ارائه نموده و شخص تخمین زننده با جمع این زمان‌ها مدت زمان لازم برای اجرای فعالیت مربوطه را تخمین می‌زند.
• بعضی از فعالیت‌ها با آنکه برای انجام نیازمند زمان هستند؛ از آن رو که انجام آنها به حضور نیروی انسانی احتیاج ندارد، ممکن است در ایام غیر کاری (زمان‌هایی که در تقویم کار پروژه تعطیل هستند) نیز انجام شوند. برای نمونه، اگر پر کردن یک مخزن بزرگ آب، 5 شبانه‌روز به طول بینجامد، لزومی ندارد که فقط در ساعات کاری روز انجام شود، بلکه در ساعات تعطیل شب نیز انجام شدنی است. اگر در برنامه‌ زمان‌بندی پروژه، زمان‌بندی این فعالیت به نحوی قرار گیرد که یک روز تعطیل از جمله جمعه و .. . بین زمان شروع و پایان فعالیت قرار گیرد، در این صورت، پر کردن مخزن در روز تعطیل نیز ادامه می‌یابد و از این رو، مدت زمان آن، 4 روز در نظر گرفته می‌شود تا به علاوه یک روز تعطیل به 5 تبدیل شود.
• دقت برآورد با توجه به ماهیت فعالیت‌ها و هدف پروژه صورت می‌گیرد. به عنوان مثال اگر هدف طراحی اهرمی برای خلبان است تا به موقع عکس‌العمل لازم را انجام دهد. مسلم است که هم فعالیت‌ها و هم منطق اجرای آنها باید با جزئیات بیشتری تعریف گردد و زمان‌های پیش‌بینی شده از دقت بالایی برخوردار باشند، اما در برآورد مدت زمان انجام فعالیت‌های یک طرح عمرانی مثل ساختن یک بزرگراه، دیگر برآوردهایی به دقت فوق لازم نیست و حتی ممکن است زمان فعالیت‌ها از واحد روز ریزتر نشوند.
• در شرایطی که برای یک پروژه بیش از یک شبکه بصورت سلسله مراتبی (WBS) تهیه می‌گردد، برای فعالیت‌های شبکه اصلی یا مادر لازم نیست زمانی تخصیص داده شود.
  به عبارت دیگر برآورد زمان فقط باید برای فعالیت‌های زیر شبکه صورت گیرد زیرا هر فعالیت از شبکه مادر در سطح زیرین خود شامل یک زیر شبکه است که زمان اتمام آن زیر شبکه در حقیقت نشان دهنده زمان فعالیت مادر است.
• اتفاقات غیر قابل پیش‌بینی نظیر پدیده‌های طبیعی از آتش سوزی، سیل، زلزله و .. .) و نیز وقایع خاص در صورتیکه غیر قابل پیش‌بینی باشند مثل برق گرفتگی، اعتصابات و .. . در نظر گرفته نمی‌شوند. اما بدیهی است که اتفاقاتی نظیر بارندگی‌های فصلی، لازم است مد نظر باشند؛ برای داشتن تخمین‌های دارای دقت کافی باید زمان هر یک از فعالیت‌ها را به طور مجزا تخمین زده و تاثیر عوامل جوی را با توجه به طبیعت و روش اجرای هر فعالیت به صورت درصدی بابت تاثیرات جوی به آن اضافه کنید و بر آن بیفزایید.
• هنگام برآورد زمان یک فعالیت، میزان منابع را همیشه یک مقدار معقول و معمول در نظر می‌گیریم و فرض بر این است که این تعداد از هر منبع مستقل از نیاز سایر فعالیت‌ها به آن منبع است، مثلاً اگر زمان فعالیتی با تعداد 5 کارگر 3 روز پیش‌بینی شده است، دیگر به نیاز احتمالی سایر فعالیت‌ها به این 5 کارگر توجه نمی‌کنیم. البته جای نگرانی نیست چون اینگونه حالات در برنامه‌ریزی تخصیص منابع به تفصیل بررسی خواهد شد.
• برآورد مدت زمان انجام یک فعالیت در یک طرح باید مستقل از مدت زمان سایر فعالیت‌های آن طرح صورت گیرد. به عبارت دیگر برآورد نباید به حالت شرطی انجام شود.

مثلاً نگوئیم "مدت زمان فعالیت B بستگی به A دارد، بطوریکه اگر A دو روز طول بکشد، B سه روزه به اتمام خواهد رسید و اگر A چهار روز به طول بینجامد، B 5 روزه به اتمام خواهد رسید." اگر چنین حالات شرطی اجتناب ناپذیر بود، به دو روش زیر می‌توان عمل کرد:

• می‌توان در تعریف فعالیت‌ها تجدید نظر کرد بطوریکه چند فعالیت را ادغام یا به تعداد بیشتری تجزیه نمود تا حالات شرطی برطرف گردد.
• می‌توان یکی از حالات برآورد را قرار داد. اگر در حین اجرای پروژه (بعد از برنامه‌ریزی تغییری در یکی از برآوردها پیش آمده به راحتی می‌توان زمان واقعی آن فعالیت را به نرم افزار مربوطه داده و محاسبات شبکه را بهنگام نمود. )

روشهای کاهش مدت زمان اجرای پروژه:

چنانچه هیچ محدودیت زمانی برای اجرای پروژه وجود نداشته باشد، فعالیتها و در نتیجه پروژه در مدت زمان عادی یا معمولی خود انجام خواهند شد؛ اما اگر محدودیت زمانی وجود داشته باشد، برنامه زمان‌بندی اولیه که متضمن اجرای پروژه در مدت زمان عادی است، قابل قبول نیست. برای اینکه برنامه گفته شده به یک برنامه زمان‌بندی قابل قبول تبدیل گردد، باید به نحوی تغییر یابد تا مدت زمان اجرای پروژه کاهش پیدا کند و به میزان قابل قبول برسد. به روشهای گوناگونی می‌توان این کاهش زمان را انجام داد. بعضی از این روشها عبارتند از :

1. افزایش منابع:
   اغلب با افزایش تعداد یا مقدار منابع برای اجرای هر فعالیت می‌توان سرعت انجام فعالیت را اضافه کرد و در نتیجه مدت زمان آن را کاهش داد. از آن رو که مدت زمان اجرای پروژه ، تابعی از مدت اجرای فعالیتها است، با کاهش مدت زمان فعالیتها، با استفاده از دو اکیپ بنایی، سریعتر از حالتی انجام می‌شود که فقط یک اکیپ بنایی در آن کار کند. شایان ذکر است که بعضی از فعالیتها دارای ویژگیها و خصوصیاتی هستند که با افزایش منابع نمی‌توان مدت زمان اجرای آنها را کاهش داد.
2. افزایش ساعات کار:
   در این روش، تعداد ساعات کار روزانه افزایش می‌یابد (به صورت اضافه‌کاری) و در نتیجه میزان کار انجام شده در هر روز اضافه می‌شود و نهایتاً مدت زمان اجرای فعالیت کاهش می‌یابد. در این روش می‌توان روزهای تعطیل را نیز به روز کاری تبدیل کرد. این روش به نوعی افزایش منابع نیز محسوب می‌شود.
3. تغییر روش اجرا:
   مدت زمان اجرای هر فعالیت به روش اجرای آن بستگی دارد. بنابراین، با تغییر روش اجرای فعالیت می‌توان مدت زمان آن را نیز تغییر داد. افزایش اتوماسیون در انجام یک فعالیت، یکی از راه‌کارهای مهم برای کاهش مدت زمان آن است.
4. افزایش بهره‌وری:
   نظر به اینکه بهره وری، میزان بهره‌گیری از منابع است، با افزایش بهره‌وری در اجرای فعالیتها می‌توان مدت زمان اجرای آنها را کاهش داد. انتخاب نیروی انسانی مجرب و ماهر و همچنین آموزشهای مورد نیاز، از جمله تمهیداتی است که برای افزایش بهره‌وری می‌توان صورت داد.