ارزیابی پورتال سازمانی سامان
ما در شرکت سازه اطلاعات سامان، با تمرکز بر حوزه تولید و راه اندازی پورتال های سازمانی، سالهاست که پورتال سامان را به عنوان یکی از محصولات نرم افزاری مطرح این حوزه، عرضه می کنیم.
در این مدت تجارب ارزشمندی در همکاری با مشتریانی ارزنده برای ما حاصل شده است. مستندی برای ارزیابی، انتخاب و پیاده سازی پورتال سازمانی ( Enterprise Portal) که تلفیقی از ترجمه و تدوین بعلاوه مستند سازی تجارب شرکت است آماده و خلاصه ای از آن در این پست وبلاگ آورده شد است:
واضح است که یکی از عوامل موفقیت در کسب و کار سازمان، توانایی دسترسی و گستره به اشتراک-گذاری محتواهای مرتبط با کسب و کار محسوب می شود. پورتال سازمانی ( Enterprise Portal ) چهارچوبی ( frame work ) برای یکپارچه سازی اطلاعات، ذینفعان و فرآیندها در سراسر مرزهای سازمان است. اجرای یک راهکار موفق پورتال سازمانی ( Enterprise Portal ) می تواند محتوا و برنامه های کاربردی را به صورت پویا، مجتمع و یکپارچه سازد تا دسترسی به اطلاعات مختلف و مورد نیاز طیف های ذینفعان سازمان را به صورت متکی به خود فراهم نماید. به صورت تئوری، امکان خصوصی سازی در پورتال سازمانی ( Enterprise Portal )، اطلاعات و کاربردهای مورد نیاز کارمندان سازمان و ذینفعان را سریعتر و کارآمدتر از جستجوی اطلاعات یا باز و بسته کردن برنامه های کاربردی مختلف در اختیار ایشان قرار می دهد. البته پورتال سامان در کنار تجارب تیم اجرای پروژه خود، ظرفیت تبدیل این تئوری به عمل را دارا می باشد. ویژگی پویایی پورتال، واحدهای مختلف کسب و کار سازمان را به واسطه ی افزایش درآمدزایی و بهبود جایگاه سازمان و تسریع گردش فرآیندهای داخلی کسب و کاری تحت تأثیر قرار می دهد. پورتال به شرکتها و سازمانها کمک می کند که با ارائه رویه های نوآورانه در توسعه پورتال سازمانی ( Enterprise Portal ) اهداف کلیدی کسب و کاری خود را دنبال نمایند.
به این ترتیب سازمان هایی که به قدرت پورتال در پویا شدن کسب و کار پی می برند، اجرای پروژه پورتال سازمانی را جهت نیل به سه هدف مهم در برنامه توسعه خود قرار می دهند:
فعال سازی خودیاوری مشتریان، کارمندان و شرکای تجاری در رویه های ارتباط با سازمان
بهبود فرآیندهای کسب و کاری و خدماتی که در بیرون از مرزهای فیزیکی سازمان گردش دارند
بالا رفتن ریسک پذیری و مدیریت ریسک از طریق روانکاری رویه های گردش اطلاعات (شفاف سازی)
فرآیند ارزیابی به منظور انتخاب پورتال سازمانی ( Enterprise Portal ):
در فرآیند ارزیابی و انتخاب پورتال سازمانی ( Enterprise Portal )، سازمان می تواند جنبه های ذیل را به عنوان شرایط لازم برای انتخاب یک پورتال سازمانی ( Enterprise Portal ) مورد ارزیابی قرار دهد:
اطمینان از درک کامل تامین کننده، نسبت به کسب و کار سازمان و نیازهای فنی وی.
تدوین موافقت نامه موارد استفاده پورتال و سناریوی کاربرد آن.
درک مفاهیم دسترسی پذیری، مقیاس پذیری، قابلیت بازیابی و سایر نیازهای فنی و غیرکارکردی.
بررسی و امکان سنجی مهندسی مجدد و اصلاح معماری برنامه های کاربردی موجود جهت اجرای یکپارچه سازی های مد نظر بر بستر پورتال سازمانی.
برای این منظور، معیارهای کلیدی که می تواند در رویه ارزیابی و انتخاب پورتال سازمانی مدنظر قرار گیرد، حداقل موارد زیر می تواند باشد:
چهارچوب پورتال (Portal Framework)
زیرساخت متناسب با رده و بزرگی سازمان
رویه تجمیع، مدیریت و توزیع محتوا و اطلاعات
یکپارچه سازی نرم افزارها و ابزارهای مورد نیاز
استراتژی مشارکت و جامعه گرایی
بررسی امکان تحویل راهکار ویژه و اختصاصی توسط مجری
بررسی عوامل حیاتی موفقیت (CSF) در اجرا و پیاده سازی پورتال سازمانی ( Enterprise Portal )
پورتال سازمانی ( Enterprise Portal ) می تواند ابزاری قدرتمند و در اختیار سازمان شما باشد، البته اگر پروژه استقرار آن کارآمد و مؤثر اجرا شود، که متأسفانه بسیاری از پروژه ها این ویژگی را ندارند. در طول سالها فعالیت تخصصی در حوزه راه اندازی پورتال های سازمانی، سازمان های متنوع و پروژه های بسیاری را بررسی کرده ایم که به علت فقدان استانداردها از مرحله انتخاب تا عملیاتی شدن و نگهداری عدم موفقیت پروژه رقم خورده است.
انتخاب راهکار درست و محصول مناسب پورتال سازمانی ( Enterprise Portal ) در کنار رویه اجرا و استقرار درست برای رسیدن به اهداف تجاری و سازمانی الزامی است. ما اعتقاد داریم، یک پورتال سازمانی ( Enterprise Portal ) مناسب که درست اجرا و استقرار یابد می تواند کارایی سازمان به همراه بهره وری و مدیریت هزینه ها را به صورت چشمگیری از طریق آماده سازی و در دسترس قراردادن اطلاعات مناسب در زمان مناسب و مورد نیاز سازمان برای تصمیم گیری های مهم و عملیات های اجرایی کسب وکاری و بهبود تجربه ذینفعان اعم از کارمندان، مشتریان و مدیران سازمان در تحقق ماموریت های هر حوزه را ارتقاء دهد. بنابراین قدم اول موفقیت در اجرای پروژه پورتال سازمانی ( Enterprise Portal ) ارزیابی و انتخاب اولیه درست، هم درخصوص محصول پورتال و هم درخصوص مجری پورتال است.
مشروح این نوشته در قالب یک مقاله در پایگاه دانش وب سایت پورتال سامان منتشر گردیده است. مقاله " ارزیابی و انتخاب برای پیاده سازی پورتال سازمانی ( Enterprise Portal)"
1394/11/05
